Optimis Raih ISO 9001 2015, BDK Surabaya Masuki Tahapan Audit Internal

BDKSURABAYA – International Organization for Standardization (ISO) 9001 2015 tentang sistem manajemen mutu merupakan  sistem yang digunakan oleh organisasi  untuk mengelola proses yang ada dalam mencapai tujuan yang telah ditetapjan.  ISO 9001 memuat pedoman bagi organisasi untuk memiliki sistem operasional yang baik berdasar standar yang telah dibuat. Sedangkan standar tersebut  ditetapkan organisasi berdasarkan karakternya masing-masing.. Dengan memperoleh ISO 9001 2015, artinya organisasi tersebut sudah menerapkan sistem manajemen mutu  bertaraf internasional sehingga diharapkan semakin dipercaya masyarakat sebagai lembaga pelatihan  yang bermutu. (09/11/2021).

Karena pentingnya sertifikasi ISO 9001 2015 tersebut , saat ini  Balai Diklat Keagamaan  (BDK) Surabaya  dalam tahapan memperoleh sertifikasi ISO 9001 2015 dari PT Sucofindo (Persero). Segala proses telah dilalui, diawali dengan pelatihan ISO 9001 2015 bagi karyawan, pengumpulan data-data dan dokumen sampai pada tahapan audit internal.

Tim audit internal yang diketuai oleh Jamal, widyaiswara BDK Surabaya tersebut telah  menjalankan tugasnya melakukan audit apakah proses pelatihan yang diselenggarakan BDK Surabaya telah berpatokan pada  sistem manajemen mutu  yang di dalamnya terdapat 10 klausula yang harus dipenuhi..

Secara detail 10 klausula tersebut terdiri dari 1) lingkup, 2) referensi normatif, 3) istilah dan definisi, 4) konteks organisasi, 5) kepemimpinan, 6 ) perencanan, 7) Dukungan, 8) operasi, 9) kinerja dan 10) perbaikan.

Semua klausula tersebut harus terdokumentasikan dengan baik dan dilengkapi dengan data pendukung, sehingga ketika pelaksanaan audit, baik internal maupun eksternal siap untuk diverifikasi.

Setiap klausula dalam  ISO 9001 2015 mengacu pada satu atau lebih prinsip manajemen mutu. Terdapat tujuh prinsip manajemen mutu, yaitu pertama fokus pada pelanggan, kedua kepemimpinan, ketiga keterlibatan orang, keempat pendekatan proses, kelima perbaikan, keenam pengambilan keputusan berdasarkan bukti dan ketujuh manajemen hunungan.

Prinsip pertama, fokus pada pelanggan.Organisasi  perlu memperhatikan persyaratan pelanggan dan berupaya melampaui harapan pelanggan. Untuk tetap survive, organisasi akan  tergantung pada pelanggan mereka dan karena itu harus memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan masa depan, harus memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha untuk melebihi harapan pelanggan.

Prinsip kedua, kepemimpinan. Pemimpin yang ada dalam organisasi  perlu  menetapkan kesatuan tujuan dan arah dan menciptakan kondisi di mana orang yang ada di dalamnya  terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. Penciptaan kesatuan tujuan, arah dan keterlibatan tersebut memungkinkan organisasi untuk menyelaraskan strategi, kebijakan, proses dan sumber daya untuk mencapai tujuannya.

Pronsip ketiga, keterlibatan orang. Untuk mengelola organisasi secara efektif dan efisien, penting untuk melibatkan semua orang di semua tingkatan dan menghormati mereka sebagai individu. Pengakuan, pemberdayaan dan peningkatan keterampilan dan pengetahuan serta memfasilitasi keterlibatan orang dalam mencapai tujuan organisasi.

Prinsip keempat, pendekatan proses. Sistem manajemen mutu terdiri dari proses yang saling terkait. Organisasi harus memahami bagaimana hasil yang diproduksi oleh sistem ini, termasuk semua proses, sumber daya, kontrol dan interaksi, dapat memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan kinerjanya.

Prinsip kelima, perbaikan. Perbaikan menjadi sangat penting bagi suatu organisasi untuk mempertahankan tingkat kinerja yang sudah ada dan meningkatkan kinerja dengan terus merespon munculnya perubahan pada kondisi internal dan eksternal serta menciptakan peluang baru.

Prinsip keenam, pengambilan keputusan berdasarkan bukti. Pengambilan keputusan dapat menjadi proses yang kompleks dan sering melibatkan beberapa jenis dan sumber

masukan, serta interpretasi yang subjektif. Sangat penting untuk memahami hubungan sebab dan akibat serta konsekuensi yang tidak diinginkan. Fakta, bukti dan analisis data menyebabkan objektivitas dan kepercayaan terhadap keputusan yang dibuat.

Prinsip ketujuh, manajemen hubungan. Untuk  mencapai keberhasilan yang berkelanjutan, organisasi perlu mengelola hubungannya dengan pihak yang berkepentingan (stakeholder). Pihak yang berkepentingan adalah orang atau kelompok yang memiliki pengaruh dalam keberhasilan atau kinerja suatu organisasi. Terciptanya hubungan yang baik dengan stakeholder akan menjadi modal sosial bagi organisasi dalam memenuhi harapan-harapan pelanggan.(AF).

Penulis :

Editor :

Sumber :